Für die Archivierung ein- und ausgehender eMails gibt es, neben den vielen rechtlichen und organisatorischen Vorschriften, auch komplexe technische Anforderungen. Da es sich bei eingehenden eMails um eine willkürliche und nicht planbare Ansammlung von Daten und Formaten handelt, müssen sie zur Anzeige, Bearbeitung und Archivierung in ein geeignetes Format konvertiert werden.

Mittels des jadice servers hat levigo einen Dienst zur archivierungsfertigen Konvertierung von eMails entwickelt. Unabhängig von Inhalt oder Dokumentstruktur werden die Dokumente zentral aufbereitet und in ein neues, mehrseitiges Dokument überführt. Dieses entstandene Dokument liefert nicht nur den Inhalt der eMail in einem einheitlichen Format, sondern auch die Meta- und Strukturinformationen dazu.

Der Bearbeitungs- und Konvertierungsdienst des jadice servers bietet:

• automatische Erfassung, Erkennung und Formatierung der Eingangsdokumente
• Erstellung von Datenblättern mit Status- und Metadaten
• Inhaltsverzeichnis und Trennblätter, die die Originalstruktur des Dokuments dokumentieren

Möglichkeiten der eMail-Bearbeitung

Application Service Providing:
Der Mailkonvertierungsdienst steht zentral bei einem externen Dienstleister (z. B. levigo). Die zu konvertierenden eMails einschließlich ihrer Anhänge werden zur automatischen Verarbeitung an eine definierte eMail-Adresse (z. B. konverter@levigo.de) gesendet. Das Ergebnis wird als PDF-Datei in einer Antwortmail zurückgeschickt.

Application Service Providing / Verarbeitungsserver beim Kunden:
Der Dokumentkonvertierungsdienst steht vor Ort beim Kunden und wird online vom Dienstleister gewartet. Der Kunde sendet seine eMails an eine definierte eMail-Adresse und bekommt das Ergebnis fertig als PDF-Datei zurück. Damit kann der Kunde gewährleisten, dass die eMails und damit sensible Daten sein Unternehmen nicht verlassen.

Dezentraler Verarbeitungsdienst:
Der Dokumentkonvertierungsdienst steht vor Ort beim Kunden und wird in dessen eigene, bereits vorhandene Lösung eingebaut und adaptiert. Die Wartung erfolgt online durch den Dienstleister. Besonders geeignet ist diese Variante, in der ebenfalls die eMails zur Verarbeitung im Unternehmen selbst verbleiben, zur anschließenden automatischen Archivierung, da dafür bereits alle Werkzeuge vorhanden sind.

Wir beraten Sie gerne ausführlicher über die Möglichkeiten der eMail-Bearbeitung und informieren Sie auch über die für Sie geeigneten Archivierungssysteme und -möglichkeiten.