XRechnung: Die Zukunft der elektronischen Rechnungen

In einer immer digitaler werdenden Welt ist auch das Thema Rechnungsstellung nicht mehr das, was es einmal war. Die Zeiten von Papierrechnungen, die per Post versendet werden, sind vorbei. Stattdessen setzen Unternehmen und Behörden zunehmend auf
digitale Lösungen. Eine dieser Lösungen, die in Europa – besonders in Deutschland – an Bedeutung gewinnt, ist die sogenannte XRechnung. Aber was steckt genau dahinter?

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der ursprünglich entwickelt wurde, um den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden. Der Standard basiert auf europäischen Vorgaben, insbesondere der EU-Richtlinie
2014/55/EU.

Beim Format XRechnung handelt sich um ein strukturiertes, maschinenlesbares XMLFormat. Die Daten liegen in einer für Computersysteme lesbaren Form vor, was zum einen die Automatisierung des Rechnungsprozesses erheblich erleichtert, allerdings ist eine
Lesbarkeit durch einen Sachbearbeiter ohne vorherige Aufbereitung annähernd unmöglich.

Warum XRechnung?

Die Umstellung auf XRechnungen bringt viele Vorteile mit sich, insbesondere im Hinblick auf die Bearbeitung von Rechnungen durch öffentliche Verwaltungen. Hier sind einige der Hauptgründe, warum der Standard eingeführt wurde:

1. Effizienz: Durch die Nutzung eines strukturierten Formats können Rechnungen direkt in die Buchhaltungssysteme eingelesen und automatisch weiterverarbeitet werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote erheblich.
2. Rechtskonformität: Die XRechnung erfüllt alle rechtlichen Anforderungen der EURichtlinie und sorgt dafür, dass die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern rechtssicher erfolgt. Dabei gilt als XRechnung
   eine Datei im Format XRechnung oder ZUGFerD, eine Datei im Format PDF ohne XRechnungs-Bestandteil wird nicht mehr akzeptiert.
3. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Da die XRechnung ein festes Format hat, enthält sie immer dieselben Datenfelder, was die Nachvollziehbarkeit erhöht. Jede Rechnung enthält also die notwendigen Informationen wie Rechnungsbetrag, Steuerdaten
   und Zahlungsinformationen in einer klar strukturierten Form.

Was ist das Clearance-Modell?

Eine elektronische Rechnung bietet über den Rechnungsaustausch zwischen Privatpersonen, Unternehmen und Staat hinaus noch weitere Möglichkeiten. Es gibt verschiedene Ansätze dabei, eine der Optionen besteht in einer Meldepflicht (Tax Reporting) der Rechnungen, wie es in Spanien eingesetzt wird.

Bei der Methode des Rechnungsaustausches über Clearance-Stellen wird die Rechnung nicht zwischen Lieferant und Kunde abgewickelt, sondern über einen Drittdienstleister. Da diese Stellen direkt mit der Steuerbehörde verknüpft sind, ermöglicht dieses Modell eine sofortige und unkomplizierte Berechnung der Steuerlast in Echtzeit. Länder wie Italien oder Ungarn setzen bereits auf ein Clearance-Modell.

Mittelfristig wird eine Lösung mit der Meldung von steuerlich relevanten Belegen zur Echtzeit in ganz Europa eingeführt, das bedeutet dann auch, dass die elektronische Rechnungsstellung die Grundlage für die Berechnung der Mehrwertsteuer darstellt.

Was unterscheidet XRechnung von ZUGFerD?

Die Alternative Übertragung der XRechnung ist das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
Bei ZUGFeRD das (technisch identische) maschinenlesbare XML-Format in eine PDFDatei eingebettet, die Voraussetzungen dafür liefert der ISO-Standard 19005-3. Allerdings liegen diese Daten unverschlüsselt und ungeschützt in der PDF-Datei, ebenfalls gibt es keinerlei inhaltliche Verknüpfung zwischen der PDF-Visualisierung für den Sachbearbeiter und dem XRechnungsbestandteil für die automatisierte Verarbeitung. Eine Freigabe der Rechnung auf der Grundlage der Visualisierung und eine automatisierte Verarbeitung über den XRechnungsteil sollte technisch abgesichert werden und ist eher eine Übergangslösung.

Damit gibt es also mehrere Möglichkeiten des Umgangs mit dem Format ZUGFeRD:

1. Extraktion des XRechnung-Inhalts aus der PDF-Datei und vollautomatische Verarbeitung
2. Sichtprüfung der PDF-Datei und manuelle Verarbeitung (keinerlei Umstellung an den bisherigen, manuellen Prozessen erforderlich, langfristig nicht mehr sinnvoll da spätestens bei der Einführung von Clearance-Stellen der elektronische Anteil des Dokumentes der steuerlich relevante sein wird)
3. Extraktion des XRechnungs-Anteils aus der PDF-Datei und Interpretation der Inhalte zu einer menschenlesbaren Form. Damit übernimmt die PDF-Datei nur noch die Aufgabe einer Verpackung und bietet die Möglichkeit die Rechnung mit weiteren Informationen zu ergänzen. Die relevanten Informationen befinden sich in dem Anteil der XRechnung und dieser wird dann in eine einfach menschenlesbare Form gewandelt.

Verschiedene Anzeigemöglichkeiten

Ein geeignetes Produkt für die Anzeige der Rechnungen in den verschiedenen Modi ist die jadice Viewerfamilie, die sowohl die PDF-Datei anzeigen kann, also auch die Informationen der XRechnungsdatei zu einem gewohnten Abbild umwandelt und damit eine manuelle Freigabe ermöglicht. Da diese Anzeige auf der XRechnung basiert können keine inhaltlichen Abweichungen zur automatischen Verarbeitung vorkommen.

Bei einer ZUGFerD-Datei ist der Anteil der XRechnung in der PDF-Datei erhalten. Auf den ersten Blick ist nicht ersichtlich, dass es sich um eine Datei für einen automatischen Rechnungsversand handelt, die Datei ist mit jedem PDF-Viewer sichtbar. Gezeigt wird der „Mantel“ der Datei, die PDF-Ansicht.

Damit ist eine Freigabe der Rechnung durch den Sachbearbeiter mit seinen bisherigen Werkzeugen problemlos möglich. Aufgrund der enthaltenen Daten kann die weitere Verarbeitung vollautomatisch vorgenommen werden. Es besteht allerdings ein Risiko, da Anzeige der Datei und die dahin enthaltenen XRechnungsdaten nicht technisch verbunden sind und der XRechnungsanteil keinen Schutz besitzt.

Damit können die Inhalte zwischen Anzeige und Inhalt für automatische Verarbeitung sowohl bereits bei der Rechnungsstellung abweichen, als auch nachträglich verändert werden.

Möglichkeiten

Da es sich bei der XRechnung um ein strukturiertes und vollständig definiertes Format handelt kann auch aus einer XRechnung eine Anzeige erstellt werden, die einfach menschenlesbar und damit für eine manuelle Freigabe geeignet ist.

Der Umweg über einen PDF-Container ist damit nicht mehr erforderlich und die angezeigte Datei basiert direkt auf den XRechnungs-Daten.

Bei der nachträglichen Visualisierung einer Rechnung aus den XRechnungsdaten sind keine speziellen Formatierungsinformationen enthalten, das Layout der Rechnung wird beim Rechnungsempfänger festgelegt und beinhaltet z.B. keine Firmenlogos.

Das Ergebnis kann gedruckt und exportiert werden.

Was muss auf einer XRechnung enthalten sein?

Für eine korrekte XRechnung sind bestimmte Pflichtangaben erforderlich. Dazu gehören:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Liefer- oder Leistungsdatum
• Beschreibung der erbrachten Leistung
• Gesamtbetrag und Umsatzsteueranteil
• IBAN oder Kontoinformationen
• Leitweg-ID (für die Zuordnung in der Verwaltung)

Fazit

Die XRechnung ist viel mehr als nur ein weiteres Format – sie ist der Vorreiter einer neuen Arbeitsweise. Die elektronische Rechnungsstellung ist nur dann ein Schritt in Richtung Effizienz, wenn die Prozesse bei Rechnungsstellung und Rechnungseingang angepaßt werden.

Bis dahin gibt es noch einige Hausaufgaben, die jedes Unternehmen, sowohl bei der Rechnungserstellung als auch beim Rechnungseingang, erledigen muss. Sobald die Arbeitsweise die neuen Möglichkeiten unterstützt, werden die Vorteile der Verarbeitung die Nachteile weit überwiegen.