Lösungen2024-01-23T14:30:40+01:00

Lösungen

modernes dokumentenmanagement

Effizientes und zuverlässiges Ablegen von Daten ist eine Grundvoraussetzung für jedes erfolgreiche Dokumentenmanagement-System. Dabei gibt es verschiedene Wege, die je nach spezifischen Anforderungen hervorragend funktionieren können. Ob der Einsatz einer umfassenden Softwaresuite, die Nutzung einer lokalen Ablage in einem Objektspeicher (z. B. basierend auf einer S3-Schnittstelle) oder die Speicherung in der Cloud – levigo bietet mit jadice flow einen vielseitigen Werkzeugkasten, um Massendaten effizient aufzubereiten und zügig abzulegen.

Die Wirksamkeit dieser Lösungen hängt jedoch entscheidend von der Benutzerfreundlichkeit und Unterstützung der Personen ab, die damit arbeiten. Deshalb stellen wir moderne Oberflächen bereit, die nicht nur schnell und zuverlässig sind, sondern auch leistungsstarke Funktionen bieten. Unsere Oberflächen sind einfach zu bedienen und erfüllen höchste Ansprüche an Datenschutz und Datensicherheit. Denn eine ansprechende Gestaltung sollte keinen Benutzer stören, sondern die Akzeptanz der Lösung weiter steigern. Bei uns vereinen sich Funktionalität und Ästhetik für eine optimale Nutzererfahrung.

Document Viewing

Vielseitige Dokumentenansicht

Das zentrale Element eines Dokumentenmanagementsystems ist zweifellos das Dokument selbst. Es wäre jedoch irreführend anzunehmen, dass die einfache Ablage einer physischen Datei und deren Anzeige in einem Viewer bereits eine akzeptable Lösung für ein DMS darstellt. Dateien besitzen stets einen logischen Kontext, und im Zusammenspiel mit anderen Dateien entstehen Akten, die für die Bearbeitung eines Vorgangs unerlässlich sind.

Unser System geht über die einfache Anzeige hinaus – es ist in der Lage, Dateien in einen umfassenderen Kontext zu setzen, sie gemeinsam und einheitlich darzustellen und dabei den Zugriff gemäß unterschiedlicher Anforderungen zu ermöglichen. Darüber hinaus gleicht es Fehler in der Datenablage aus, korrigiert falsch eingescannte Dokumente, identifiziert unvollständige Informationen und gewährleistet einen mühelosen Zugriff auf die für die aktuelle Bearbeitung erforderlichen Daten.

Unsere Software minimiert dabei nicht nur Fehlerquellen, sondern erfüllt auch höchste Compliance-Standards. Die Archivdaten bleiben unverändert, es sind keine Zwischendateien für die Anzeige erforderlich, und fehlerhafte oder überflüssige Daten werden automatisch ausgeblendet.

Mit unserer Lösung profitiert nicht nur der Anwender, sondern auch die Compliance-Abteilung. Sie kann sicher sein, dass der Datenbestand unverändert bleibt, und dennoch erhält jeder Nutzer präzise die benötigten Informationen – nicht mehr und nicht weniger.

jadice viewer

Formatübergreifende Anzeige von Dokumenten und nahtlose Integration in JAVA-Anwendungen sichern höchste Compliance-Standards. Dazu ist die Software sehr flexibel anpassbar und durch Berechtigungen steuerbar, Dadurch kann nicht nur ein hoher Datenschutz, sondern auch eine perfekte Unterstützung des Sachbearbeiters geboten werden.

jadice web viewer

Die intelligente Viewerlösung für das Web-Portal. Integrierbar, schnell, sicher, flexibel und aus allen Betriebssystemen lauffähig.
Darüber hinaus auch geeignet für den Einsatz in großen Unternehmen, selbst Installation mit >100.000 Sachbearbeitern werden mit jadice web viewer erfolgreich betrieben.

Email-Verarbeitung

voll automatisiert

E-Mails zählen zu den anspruchsvollsten Daten, die in einem Unternehmen verwaltet werden. Ihr Inhalt wird vom Geschäftspartner festgelegt und kann in verschiedenen Formaten und Strukturen vorliegen. Dies birgt mehrere Risiken, angefangen bei möglicher Schadsoftware. Während geeignete Filter das Risiko minimieren können, besteht eine noch kritischere Herausforderung darin, dass Unternehmen Informationen erhalten, die für die Weiterverarbeitung ungeeignet sind. Dies betrifft nicht nur die Input-Strecke, die oft mit verschiedenen Formaten nicht umgehen kann, sondern auch den Sachbearbeiter, der möglicherweise nicht über die erforderliche Software für die empfangenen Dateien verfügt.

Selbst wenn die Software aktuell verfügbar ist, besteht die Unsicherheit, ob die Dateien in einigen Jahren weiterhin fehlerfrei angezeigt werden können. Um dieses Risiko auszuschließen, ist eine Konvertierung der Daten in ein langzeitgeeignetes Format wie PDF/A unerlässlich.

Diese Konvertierung sollte automatisch erfolgen, was jedoch technisch anspruchsvoll ist. Neben dem Textinhalt der E-Mail müssen auch die Anhänge verarbeitet werden, um den gesamten Inhalt abzubilden.

Die jadice-Produkte bieten eine umfassende Lösung für die E-Mail-Verarbeitung, die weit über einfache Filter hinausgeht. Durch die Analyse jeder einzelnen Datei und die Festlegung geeigneter Verarbeitungsstrategien für Anhänge, einschließlich Sonderfällen wie verschlüsselten oder passwortgeschützten Informationen, wird eine vollständige und risikofreie Verarbeitung gewährleistet. Statusblätter, Originaldateitypen, Erstellungsdaten und Erstellerinformationen werden ebenso berücksichtigt wie ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis. Mit den jadice-Produkten wird die E-Mail-Verarbeitung zu einem effizienten und sicheren Prozess.

jadice flow

Für die Verarbeitung von E-Mails sind skalierbare und ausfallsichere Lösungen erforderlich. Mit jadice flow steht eine hochmoderne Software zur Verfügung, die durch ihre Containerarchitektur nicht nur sehr gut skalierbar ist, sondern auch problemlos weitere Anwendungen im Inputprozess steuern und überwachen kann. Ob nachträgliche OCR oder Datenanreicherung mit KI. Jadice flow bietet die Lösung..

jadice server

Die bewährte Software für den lokalen Betrieb im Rechenzentrum. Jeden Tag werden allein in Deutschland hunderttausende von E-Mails über jadice server verarbeitet, überprüft, konvertiert und an das Input-Management übergeben. Dazu kann jadice server auch bei der Ausgabe von Daten unterstützen, in dem er sehr viele Dokumente in ein einheitliches Format wie PDF wandeln kann.

E-Akte

Strukturierte Ablage im DMS

Die E-Akte ist die optimale Lösung für eine nahtlose Integration und strukturierte Ablage in der Softwarelandschaft. Entscheidende Anforderungen werden erfüllt:

  • Integration in Bestehendes: Die E-Akte integriert sich elegant in vorhandene Softwareumgebungen und erweitert Archiv-Lösungen um komplexe Sichten und Sortierungen.
  • Workflow-Unterstützung: Bereitstellung von Daten aus Workflows, ohne bestehende Systeme zu ersetzen, sondern als flexible Komponente zu agieren.
  • Flexible Struktur: Die E-Akte besteht aus verknüpften Dokumentensammlungen, mit einer vielseitigen Strukturierung nach Bedarf. Teildokumente können chronologisch oder baumartig präsentiert werden.
  • Annotationen und Unterstützung: Annotationen, unabhängig von Quelldokumenten, sind integraler Bestandteil der E-Akte. Die Benutzungsoberfläche ist hochgradig anpassbar und bietet verschiedene Ansichten und Filteroptionen.
  • Benutzerfreundliche Oberfläche: Die Aktenstruktur wird übersichtlich dargestellt, mit Elementinformationen wie Status, Vorschau, Eingangsdatum und mehr. Verschiedene Ansichten und Filter ermöglichen eine anpassbare Darstellung.
  • Seitenvorschau und Annotationen: Eine Miniaturansicht der Teildokument-Seiten erleichtert die Strukturierung, während Annotationen unabhängig von Quelldokumenten gespeichert und bearbeitet werden können.

Unsere E-Akte passt sich flexibel in bestehende Systeme ein, bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, ermöglicht individuelle Anpassungen und unterstützt effiziente Arbeitsprozesse. Annotationen, intelligente Strukturierung und Integration in Workflows machen uns zum führenden Anbieter für die E-Akte im DMS-Bereich.

Mehr zur E-Akte erfahren >

dossier organizer logo

dossier organizer

Der dossier organizer von levigo revolutioniert die Bearbeitung komplexer Geschäftsvorfälle. Bei umfangreichen „Akten“, die in komplexe Geschäftsprozesse eingebettet sind, ist eine intelligente Organisation und Bearbeitung von Dokumenten entscheidend.

Archivwechsel

Datenmigration

Seit dem Jahrtausendbeginn sind viele Dokumentenmanagement-Installationen veraltet und erfüllen Integrations- und Erweiterungsanforderungen nicht mehr. Wartungskosten für ungenutzte Funktionen belasten unnötig. Die Furcht vor Migration hindert jedoch oft den Wechsel zu kostengünstigeren, effizienteren und längerfristig wartbaren Lösungen.

Levigos Produktbaukasten reduziert signifikant die Zeit und das Risiko von Migrationen. Diese bieten die Möglichkeit, den Datenbestand zu überprüfen, Defekte zu identifizieren und, wenn möglich, zu reparieren. Unsere Migrationslösungen bereiten Daten für aktuelle Nutzungsszenarien vor, bringen Formate in durchsuchbare Form und extrahieren Inhalte für einfachere KI-Anwendungen.

Ein besonderes Highlight: Häufig genutzte Annotationen können in der Regel im Zielsystem bereitgestellt werden, selbst nach Konvertierung. Levigos Lösungen unterstützen „Big Bang“-Migrationen, skalierbaren Transport von Dokumenten, Trennen oder Zusammenfassen von Dateien, Konvertierung von Altdaten und intelligente Verarbeitung von Annotationen. Hohe Fehlertoleranz und Nachvollziehbarkeit sichern eine reibungslose Migration ohne Datenverlust oder Doppelerfassung.

archive migrator logo

archive migrator

Mit archive migrator steht eine Softwarekomponente zur Verfügung, die auch große Datenmengen mit verschiedenen Migrationsstrategien verarbeiten kann. Nicht nur, dass sowohl Big Bang als auch schleichende Migrationen unterstützt werden, Formatkonvertierungen oder Konsistenzchecks können genauso in den Prozess eingebunden werden wie die Migration der Annotationen. Alles jederzeit transparent und dokumentiert.

jadice flow

Wenn für die Archivmigration bereits ein Verfahren entwickelt wurde, dann bleiben häufig noch einige Aufgaben ungelöst. Kontrolle der Datenströme, Zusammenfassen von Einzelseiten zu einfach nutzbaren Dokumenten oder die Übertragung der Annotationen in das Zielformat, ohne die bisherigen Inhalte zu verlieren. Jadice flow unterstützt dabei und wird durch seine Architektur garantiert nicht zum Flaschenhals.

AFP Druckdatenströme

in der Herstellung von Massendruckstücken

Obwohl AFP nicht das modernste Datenformat ist, archivieren viele Unternehmen eine beträchtliche Anzahl von Dokumenten in diesem Format. Um eine umfassende Betreuung der Ansprechpartner zu gewährleisten, ist der Zugriff auf diese Daten genauso wichtig wie die Möglichkeit, Kundeninformationen, die vor Jahren versendet wurden, in ihrer ursprünglichen Form erneut präsentieren zu können.

Die Clientprodukte von levigo bieten nicht nur die Interpretation des AFP-Formats, sondern verarbeiten auch externe Ressourcen von Dokumenten, wie Hintergrundbilder, Schriftarten und Sonderzeichen, in versionierter Form. Dadurch wird sichergestellt, dass das erstellte Abbild exakt dem entspricht, was der Kunde damals auf Papier erhalten hat. Unpassende Briefköpfe oder veraltete Logos gehören der Vergangenheit an, ebenso wie fehlerhafte Angaben zum Vorstand am Ende des Dokuments. Auch bei Aktualisierungen der Unternehmensschrift besteht kein Risiko von fehlenden Sonderzeichen oder deren Ersatz durch andere Zeichen. Es ist kein Zufall, dass diese Produkte auch von Druckdienstleistern zur Überprüfung der Qualität und Wiedergabetreue genutzt werden.

Für die „Dunkelverarbeitung“, also die Verarbeitung im Hintergrund auf einem Server, von AFP-Datenströmen stehen ebenfalls leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung. Diese ermöglichen die Trennung von AFP-Daten, das Extrahieren von Einzelseiten und die Ablage in einem für die Endkundenkommunikation geeigneten Format. Dabei ist es möglich, die im AFP-Datenstrom enthaltenen Informationen zu nutzen, um beispielsweise zusammenhängende Seiten zu identifizieren. Der Kunde erhält somit seinen Brief von damals als PDF mit allen Hintergrundbildern und der ursprünglichen Schriftart. Da diese Verarbeitung enorm schnell funktioniert, kann die Datei bei Bedarf auch genau zu dem Zeitpunkt erzeugt werden, in dem der Kunde sein Kundenportal öffnet und die Datei aufruft.

jadice AFP viewer

Der jadice afp-viewer zeigt nicht nur die Druckdatenströme an, sondern durch sein intelligentes Ressourcenhandling nutzt er auch die dafür erforderlichen Textdateien und Imageressourcen. Diese können aus dem Druckdatenstrom ausgelesen werden, genauso aber auch aus externen Ressourcen angezogen werden. Sieht aus wie gedruckt. Genau.

jadice web viewer

Mit den modularen Multiformatprodukten kann der Druckausgang in AFP gemeinsam mit Inputformaten oder sonstigen Formaten zur Anzeige gebracht werden. Zur Akte gehören Scans in TIFF, Archivdaten in PDF/A, Ausgangsport in AFP. Kein Problem, direkt anzeigbar ohne vorherige Konvertierung.

jadice flow

Druckdatenströme sich nicht zur nachträglichen Weitergabe geeignet, da kaum ein Dritter geeignete Software zur Anzeige besitzt. Zudem befinden sich in der Regel mehr als ein Kundendokument in der Durchdatei.
Mit jadice flow kann der Datenstrom analysiert und die gewünschte Datei extrahiert und in einem neuen Zielformat bereitgestellt werden. Nicht nur interessant für eine Migration, auch eine Datenbereitstellung für Endkunden im Portal ist damit plötzlich möglich, da Extraktion und Aufbereitung der Seite zu PDF so schnell geschehen, dass der Kunden keine Wartezeit hat.

Barrierefreiheit

Zugang zu Informationen

Levigo geht über gängige Vorstellungen von Barrierefreiheit hinaus. Unser Ansatz beginnt mit der Analyse von Barrieren und dem individuellen Interesse an Informationen, um den passenden Weg zu gestalten.

Für Sehbeeinträchtigte müssen Daten maschinenlesbar sein. Input Management und KI-Algorithmen ermöglichen es, relevante Informationen aus Dokumenten zu extrahieren, einen schnellen Überblick zu verschaffen und gezielt zu navigieren.

Barrierefreiheit bedeutet mehr als Sehschwächen. Kognitive und motorische Einschränkungen sowie alltägliche Kommunikationsanforderungen müssen berücksichtigt werden.

Levigo-Technologien unterstützen die tägliche Arbeit, bieten Kurzüberblicke, Übersetzungen und vereinfachte Sprachoptionen für verschiedene Bedürfnisse.

Strukturierte Daten ermöglichen alternative Präsentationen, vorteilhaft für Menschen mit motorischen Einschränkungen. Kommentare in alternativen Darstellungen schaffen Kontext für Menschen mit Beeinträchtigungen und ermöglichen interaktive Zusammenarbeit.

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„Wunder sind möglich…
Ich bin immer wieder fasziniert, wenn ich unsere Produkte in bestehenden Kundenlösungen erlebe. Man muss schon ganz genau schauen, so gut und nahtlos sind die Integrationen. Ich kenne kein anderes Produkt, das so vielfältig, erweiterbar und anpassungsfähig ist. Selbst ausgefallene Wünsche können durch die breite API unserer Produkte umgesetzt werden.
Ich warte ja noch immer auf den Kunden, der mit jadice Kaffee kocht…“

Carolin, Softwareentwicklerin

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