Mit KI (Künstlicher Intelligenz) ausgestattete Tools und Systeme sind inzwischen in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Nun will Microsoft mit dem MS 365 Copilot auch die tägliche Arbeit mit Word, Excel, Teams und Co. revolutionieren. Der KI-Assistent stellt dabei nicht nur eine Verbindung zwischen ChatGPT und Microsoft 365 her, sondern kombiniert die Leistung großer Sprachmodelle (LLMs) mit den Daten von Microsoft Graph und den Microsoft 365-Apps. Das heißt, dass der Copilot nicht nur Sprachbefehle erkennt, sondern auch auf die spezifischen Daten und Anwendungen der Nutzerinnen und Nutzer zugreifen kann. So kann er maßgeschneiderte und relevante Inhalte erzeugen, die an den jeweiligen Kontext und Zweck angepasst sind. 

Anwendungsszenarien: Copilot im Alltagseinsatz

Der Copilot von Microsoft ist ein Add-on, das in die verschiedenen Anwendungen des MS365-Universums wie Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint direkt integriert ist und hier je nach Bedarf unterschiedliche Zwecke erfüllt:

Word Copilot

Beim Einsatz in Word kann der Copilot insbesondere dabei helfen, Texte zu schreiben oder zu verbessern, indem er sie kürzt, strukturiert, ergänzt oder umschreibt. Er kann ein Inhaltsverzeichnis erstellen, alternative Formulierungen anbieten, usw. Das klappt auch schon recht gut (außer man stört sich an dem etwas unauthentischen und steifen Schreibstil eines KI-Autors …). 

PowerPoint Copilot

Auch in PowerPoint steht mit dem MS365 Copilot ein Eingabefenster zur Verfügung, über das man seine Anfrage stellen kann, etwa: „Erstelle mir eine Kundenpräsentation im Unternehmensdesign zum Thema Managed Services “. Dabei kann der Assistent auch Daten und Informationen aus anderen Dokumenten wie etwa Word-Dateien oder Excel-Tabellen passend aufbereiten und in die Präsentation integrieren.

Bei der Frage, woher Copilot das Unternehmensdesign kennt, stößt man allerdings auf erste Herausforderungen, denn die KI muss hierfür erst angelernt werden. Im Idealfall nutzt man z.B. ein Template im Unternehmensdesign, das Copilot als Vorlage verwenden kann. Aber auch Inhalte aus dem Web, die eigene Homepage oder andere Dokumente können verwendet werden, wenn man diese im Prompt als Quelle angibt. Wie so oft hängt die Qualität der Ergebnisse stark davon ab, welche Informationen man der KI zur Verfügung stellt und wie gut man sie im Vorfeld trainiert hat.

Outlook Copilot

In Outlook kann mir der Copilot zum Beispiel die lästige Aufgabe abnehmen, nach dem Urlaub alle ungelesenen E-Mails durchzugehen, die sich angesammelt haben: „Erstelle mir eine Übersicht aller ungelesener E-Mails der letzten zwei Wochen. Sortiere diese nach Priorität und mache Handlungsvorschläge, welche Mails ich als erstes beantworten sollte. Unterscheide dabei interne von externen Absendern. Sortiere alle Newsletter und Werbemails ungelesen in den Ordner Newsletter.“

Natürlich kann mir die KI auch beim Schreiben von E-Mails assistieren. Allerdings lohnt sich der Aufwand, einen passenden Prompt zu erstellen, oft nicht im Vergleich zum Ergebnis. 

Auch der Zugriff auf den Kalender, mit dem der KI-Assistent theoretisch freie Slots finden könnte, um z.B. in E-Mails passende Termine vorzuschlagen, ist von den im Vorfeld konfigurierten Regeln und Zugriffsrechten abhängig und funktioniert in der Praxis leider noch lange nicht so reibungslos, wie man sich das vielleicht wünschen würde.

Richtig prompten
Bei einem Prompt empfiehlt es sich, möglichst ausführlich zu beschreiben, was man sucht oder braucht. Folgende „Zutaten“ gehören in einen guten Prompt:

1. Das Ziel: „Was wird gewünscht?“
2. Der Kontext: „Wofür wird der Inhalt benötigt und wer ist beteiligt?“
3. Die Erwartungshaltung: „Wie soll das Ergebnis aussehen?“
4. Die Quelle: „Welche Informationen sollen genutzt werden?“

Teams Copilot

Besonders verlockend klingen die Möglichkeiten des KI-Assistenten beim Einsatz in Microsoft Teams-Besprechungen: Hier soll der intelligente Assistent in der Lage sein, die wichtigsten Diskussionspunkte eines Meetings für mich zusammenzufassen, bei Aufzeichnungen zu erkennen, wer was gesagt hat und in welchen Punkten die Personen sich einig oder uneinig sind, um entsprechende Aktionselemente vorzuschlagen – und das alles in Echtzeit während einer Besprechung. Das lästige Schreiben eines Meeting-Protokolls gehört damit ein für alle Mal der Vergangenheit an, alle wichtigen Zusammenfassungen und Handlungspunkte übernimmt der Copilot für mich.

In der Praxis gibt es aber auch hier noch Herausforderungen, etwa wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen oder z.B. Dialekt gesprochen wird – da stößt die KI bisweilen noch an ihre Grenzen. 

Die Kinderkrankheiten der KI

Natürlich ist der Microsoft 365 Copilot nicht perfekt. Es gibt an einigen Stellen noch Verbesserungspotenzial, Herausforderungen und Grenzen:

  • Die KI ist nur bedingt fähig, komplexe, mehrdeutige oder ironische Sprachbefehle zu verstehen und auszuführen.
  • Auch werden Vorlagen teilweise nicht richtig interpretiert, um daraus neue Inhalte zu generieren.
  • Insbesondere wenn es darum geht, ethische, rechtliche oder soziale Aspekte zu berücksichtigen und zu respektieren, stößt die künstliche Intelligenz aktuell noch an ihre Grenzen.
  • Um Fehler, Verzerrungen und Missbrauch zu vermeiden, müssen Nutzer und Nutzerinnen die Ergebnisse der KI regelmäßig überprüfen, korrigieren und anpassen.

Der Umgang mit KI ist nicht intuitiv, daran muss man sich erst gewöhnen. Hier hilft auch ein Vergleich mit Assistenzsystemen wie beispielsweise Apple Siri oder Amazon Alexa. Mit einem solchen Sprachassistenten zu reden fühlt sich für ungeübte Nutzer auch erst mal fremd an und man muss erst lernen, seine Wünsche so zu formulieren, dass die KI sie versteht und die richtigen Ergebnisse liefert.

Was macht der Copilot eigentlich mit meinen Daten?

Spätestens wenn Copilot unsere internen Geschäftsmeetings mitprotokolliert, stellt sich unweigerlich die Frage: Wer hört da denn sonst noch mit? Und wo landen meine Prompts und die von der KI erstellten Antworten?

Die Architektur des MS365 Copiloten erweitert das vortrainierte Wissen des GPT-Modells um Unternehmensdaten wie z. B. Dokumente, Chatverläufe oder E-Mails. Das KI-Tool nutzt dabei für jeden Mitarbeitenden einen personalisierten Kontext, so dass sichergestellt ist, dass User ausschließlich Zugriff auf Inhalte haben, die für sie in Microsoft 365 freigegeben sind. Vertrauliche Inhalte bleiben somit weiterhin geschützt. Die Daten verlassen zudem nicht die Microsoft-Umgebung und werden auch nicht zum Training von AI-Modellen verwendet. 

Darüber hinaus empfiehlt es sich, für den verantwortungsvollen und nachhaltigen Einsatz von Microsoft 365 Copilot im Unternehmen eine entsprechende Governance-Strategie zu definieren und umzusetzen. Darin werden die Regeln, Richtlinien und Verantwortlichkeiten für den Einsatz der KI im Unternehmen festgelegt, um beispielsweise sicherzustellen, dass der Copilot auf Prompts zu persönlichen Informationen Dritter keine Auskunft gibt. 

Zusammenfassung

Zugegeben, bei der Vorstellung, wie der MS365 Copilot den Arbeitsalltag im Betrieb vereinfachen könnte, bekommt man feuchte Augen: Da hilft mir der kluge Assistent, in einem Word-Dokument die wichtigsten Themen und Informationen für die nächste Besprechung zusammenzutragen und daraus eine sinnvolle Agenda abzuleiten, um im Anschluss in PowerPoint eine ansprechende Präsentation aus diesem Worddokument zu generieren. Die letzten Umsatzzahlen und Wachstumsprognosen fasst Copilot in einer Excel-Tabelle für mich zusammen, bereitet diese grafisch auf und bindet die Grafiken in meine PowerPoint-Präsentation mit ein. Dann erstellt er in Outlook einen Termin für ein Teams-Meeting und versendet vollautomatisch eine entsprechende Einladung an die Teilnehmer. Während der Teams-Besprechung protokolliert der KI-Assistent alle Besprechungspunkte, erzielte Einigungen und resultierende Handlungspunkte und fasst diese im Anschluss in einem Besprechungsprotokoll für alle Teilnehmer und Stakeholder zusammen.

Es klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Ist prinzipiell aber durchaus möglich! Wenn man sich bewusst macht, dass es für den effizienten Einsatz von Microsoft 365 Copilot zwingend ein internes Projektmanagement und einen klaren Einführungsprozess braucht, mit dem nicht nur die Regeln und Rollen im Umgang mit der KI definiert werden, sondern auch benötigte Daten und Zugriffsrechte entsprechend aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden.

Der Einsatz von KI im Unternehmensalltag setzt die Bereitschaft zum Umdenken voraus. Denn die Einführung von Copilot ist nicht nur ein IT-Projekt, das mit der Aktivierung der Lizenzen abgeschlossen ist, sondern umfasst das gesamte Unternehmen mit seinen Mitarbeitenden und bestehenden Strukturen.

Fazit

Bei zielgerichtetem und geübtem Einsatz bietet der Copilot von Microsoft 365 zahlreiche attraktive Möglichkeiten und Erleichterungen für die tägliche Arbeit mit den MS365 Produkten. Er ist jedoch kein Ersatz, sondern lediglich eine Ergänzung und Unterstützung für menschliche Arbeit.

Der volle Nutzen des Microsoft 365 Copilot entfaltet sich nur nach fortgeschrittener Erfahrungs- und Lernphase. Für Unternehmen gilt es, geeignete Mitarbeiter zu identifizieren und zu trainieren und gezielt in den Einsatz von KI-Systemen zu investieren.

So oder so: KI-Systeme etablieren sich immer mehr auf dem Markt. Schon bald wird die Nutzung von KI-Assistenzsystemen an allen Arbeitsplätzen zur Selbstverständlichkeit werden und den Arbeitsalltag in den Betrieben nachhaltig verändern.

 

P.S.: Das Titelbild zu diesem Artikel wurde mithilfe des Microsoft 365 Copilot über Bing erstellt (basierend auf DALL-E 3).
Der Artikel selbst stammt im Wesentlichen von unserer Autorin und wurde mithilfe von Copilot for Word strukturiert und um einzelne Formulierungen ergänzt.