Die E-Akte

Strukturierte Ablage im DMS

Eine E-Akte sollte kein Monolith in der Softwarelandschaft sein, sondern sich nahtlos und elegant integrieren

Die wichtigesten Anforderungen sind:

• Integrierte E-Akte-Funktionen in bereits bestehende Softwareumgebungen
• Bereitstellung von Daten aus Workflows
• Erweiterung der Möglichkeit bestehender Archiv-Lösungen um komplexe Sichten, Sortierungen oder Bedienmöglichkeiten.

Eine intelligente E-Akte ersetzt kein bestehendes System und übernimmt auch nicht die Führung von Vorgängen. Vielmehr fügt sie sich als neue, frei integrierbare Komponente in die bestehende Systemlandschaft ein. Sie hat das Potenzial, den Rechercheclient zu ersetzen und damit den Übergang auf eine prozessorientierte Arbeit mit dem Archiv zu unterstützen.

Die E-Akten bestehen zunächst aus Sammlungen von Dokumenten, die jedoch nicht direkt in der Akte gespeichert werden, sondern lediglich über Verweise auf das bestehende, revisionssichere Archiv in die Akte eingebunden werden. Die Akte besteht aus Elementen bzw. Teildokumenten, die sich dem Anwender typischer Weise als Baum präsentieren, aber auch rein chronologisch strukturiert dargestellt werden können. Bei seitenorientierten Dokumenten (gescannte Dokumente, Ausgangspost, PDFs usw.) unterstützt die Akte den Verweis auf einzelne Seiten eines Quelldokuments. Dies ist unabhängig von der Art der Speicherung des Quelldokuments z.B. als Single- oder Multi-Page-TIFF oder PDF-Dokument. Dadurch kann die Seitenzusammenstellung in der Akte vollkommen unabhängig von den zugrundeliegenden Dokumenten nach rein fachlichen Gesichtspunkten vorgenommen werden.

Eine E-Akte kann um weitere Elemente angereichert werden, die die Sachbearbeitung und insbesondere die Orientierung in der Akte unterstützen. Annotationen werden ebenfalls unabhängig von den Quelldokumenten gespeichert. Sie sind dadurch Teil der Akte und nicht Teil des Quelldokuments. Wenn ein bestimmtes Quelldokument in mehreren Akten verwendet wird, so sind dadurch die Annotationen auf dem Dokument in der einen Akte nicht in der anderen Akte sichtbar.

Benutzungsoberfläche

Die Benutzungsoberfläche kann sehr stark auf die Anforderungen angepasst werden, das beinhaltet nicht nur die Optik, sondern auch sehr stark die Bedienkonzepte.

Sie besteht beispielsweise aus folgenden Komponenten:

• Eine Ansicht der Aktenstruktur, in einer baumartigen Darstellung. Hierbei werden pro Element (Teildokument) mindestens folgendes dargestellt, wobei die Darstellung textuell, symbolisch (Icons/Icon-Overlays), farblich oder anhand von Textattributen (fett/kursiv) erfolgen kann.
  • Die Bezeichnung des Elements
  • ob das Element gelesen oder ungelesen ist
  • eine (kleine) Vorschau der erste(n) Seiten
  • weitere Informationen, die das Element bezeichnen wie Eingangsdatum, Schlagwörter usw.
  • ob es sich um Eingangs- oder Ausgangspost handelt
  • Hinweise auf vorhandene Annotationen/Lesezeichen

• Die Baumstruktur kann über die Auswahl der Ansichten bzw. Filter beeinflusst werden. Beispielsweise:
  • logische Ansicht strukturiert nach Ordnungsbegriffen bzw. Schlagtexten
  • chronologische Sicht strukturiert nach Eingangsdatum

• Eine Seitenvorschau in der Miniaturansichten der Seiten eines Teildokuments dargestellt werden. Sie dient auch als Ausgangspunkt für die Strukturierung der Akte, d.h. für Funktionen wie
  • Teilen
  • Duplizieren
  • Umsortieren
  • Entfernen von Seiten.

• In einer Seitenleiste wird die Bearbeitung bzw. die Erstellung von Annotationen angeboten. In der Seitenleiste finden sich bei Bedarf auch weitere Funktionen im Zusammenhang mit der Absicht bzw. Bearbeitung eines Teildokuments.

Ansichten des Baums und Filterung

Das Konzept sieht vor, dass das vorrangige Mittel zur Anpassung der Darstellung der Aktenstruktur an die fachlichen Bedürfnisse in der Auswahl aus mehreren vordefinierten Ansichten besteht.

Beispiele für Ansichten sind z.B.:

• eine logische Ansicht, die die Elemente in der ersten Ebene nach fachlichen bzw. thematischen Gesichtspunkten strukturiert, in der zweiten Ebene dann z.B. chronologisch sortiert
• eine chronologische Ansicht, die die Elemente auf oberster Ebene chronologisch nach Eingang strukturiert, auf zweiter Ebene (z.B. für Elemente mit identischem Eingangsdatum) dann ggf. noch eine fachliche Ordnung abbildet.

Zusätzlich kann die Darstellung des Aktenbaums über Filter noch weiter reduziert oder angepasst werden. Beispiele für diese Filter sind:

• Filterung nach ungelesenen Elementen
• Filterung nach Elementen aus einem bestimmten Zeitraum, z.B. Eingang während der letzten drei Monate
• Filterung nach Stichworten/Schlagtexten

Annotationen

Annotationen können auf Seiten von Teildokumenten aufgebracht werden. Sie sind danach mit dieser „logischen Seite“ verbunden und „wandern“ beim Verschieben/Teilen/Zusammenführen entsprechend mit.

Annotationen werden aufgebracht, indem in der entsprechenden Werkzeugleiste des jadice web toolkits der Modus für das Erstellen von Annotationen ausgewählt wird.

Annotationen „kennen“ ihren Ersteller sowie den Zeitpunkt ihrer Erstellung. Diese Informationen werden in der Seitenleiste dargestellt.

Annotationen werden mit Rechten versehen, die sicherstellen, dass sie nur von ihrem Ersteller geändert oder entfernt werden können.