Ob in Behörden, der Justiz oder in Unternehmen – das Schwärzen von Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil moderner Datenschutz- und Sicherheitsprozesse. Es schützt personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen oder sensible Geschäftsgeheimnisse vor unberechtigtem Zugriff. Gerade im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung oder bei gerichtlichen Verfahren ist eine saubere, technisch korrekte Schwärzung essenziell, um Datenschutzverstöße und Reputationsschäden zu vermeiden.

Optisches und technisches Schwärzen

In der Praxis wird häufig der Fehler gemacht, Dokumente lediglich optisch zu schwärzen – etwa durch schwarze Balken, die nur den Anschein von Sicherheit erwecken. Was visuell geschwärzt aussieht, ist technisch oft weiterhin im Dokument enthalten und kann mit wenigen Klicks wieder sichtbar gemacht werden. Ein klassisches Beispiel: Eine PDF-Datei mit einem schwarzen Rechteck über Text ist nicht geschwärzt, wenn der Text darunter im PDF-Datenstrom noch vorhanden ist. Solche Fehler können schwerwiegende Folgen haben, von Datenlecks bis hin zu öffentlicher Kritik an mangelnder Informationssicherheit.

Der Fall Paul Manafort (2019)

Ein Beispiel für die Folgen unsachgemäßer Schwärzung liefert der Fall Paul Manafort aus dem Jahr 2019. Die Anwälte des ehemaligen Wahlkampfchefs von Donald Trump machten beim Einreichen von Gerichtsdokumenten einen entscheidenden Fehler:

Durch fehlerhafte Schwärzung wurden vertrauliche Inhalte sichtbar, die eigentlich verborgen bleiben sollten. So kamen Details ans Licht, dass Manafort möglicherweise mehrfach über einen Friedensplan für die Ukraine gesprochen und private Umfragedaten der Trump-Kampagne weitergegeben hatte. Zudem zeigten die ungeschwärzten Passagen, dass Manafort die Ermittler mehrfach belogen hatte.

Die Ursache war klar: Es wurde optisch statt technisch geschwärzt – der Text blieb im PDF enthalten und konnte einfach kopiert werden. Dieser Fall verdeutlicht einmal mehr, dass Schwärzen nicht bloß schwarze Balken bedeutet, sondern die sichere Entfernung sensibler Daten aus der Datei.

Rasterisieren vs. Extrahieren

Eine Methode zum Schwärzen von Dokumenten ist zum Beispiel das Rasterisieren. Dabei wird das Dokument zunächst in ein Bild umgewandelt und anschließend wieder als PDF gespeichert. Der Vorteil: Geschwärzte Textbereiche lassen sich nicht mehr kopieren oder technisch auslesen, jedoch lässt sich der restliche Text auch nicht mehr kopieren. Es existieren auch Varianten, bei denen der sichtbare Text zusätzlich in einem Text-Layer erhalten bleibt, damit dieser weiterhin kopierbar oder durchsuchbar ist. Diese Methode führt allerdings zu deutlich größeren Dateien und kann die Darstellungsqualität beeinträchtigen, da das Bild beim Zoomen unscharf wird. Im Gegensatz dazu steht das effektivste Schwärzen, bei dem die sensiblen Inhalte gezielt ermittelt und technisch aus der PDF-Struktur entfernt werden. So bleibt das Dokument in seiner Qualität erhalten, und die Vertraulichkeit ist tatsächlich gewährleistet.

Assistiertes Schwärzen

Mit unserer neuen Funktion des assistierten Schwärzens wird das Entfernen sensibler Inhalte noch effizienter. Statt jede Stelle manuell zu markieren, unterstützt das System nun durch eine integrierte Textsuche, inklusive bekannter Funktionen wie Case-Sensitive-Suche. Über den Button „Alles schwärzen“ können etwa alle Vorkommen eines Namens in einem Schritt geschwärzt werden, während „Schwärzen und weiter“ einen besonders schnellen Arbeitsfluss ermöglicht. Das System merkt sich zudem alle zuvor getätigten Schwärzungen, solange das Dokument geöffnet ist. So lässt sich mit wenigen Klicks präzise und sicher arbeiten – deutlich schneller und einfacher als beim manuellen Schwärzen per Annotation. Besonders bei großen Dokumentenmengen spart diese Funktion wertvolle Zeit und sorgt für reibungslose Prozesse.

KI-assistiertes Schwärzen

Mit moderner KI-Technologie lässt sich der Schwärzungsprozess sogar noch effizienter gestalten. Künstliche Intelligenz kann automatisch sensible Daten wie Namen, Adressen, Telefonnummern oder Aktenzeichen im Text und sogar in Scans erkennen. Der Vorteil: Schnellere Arbeitsabläufe und weniger Fehler, da KI auf unvollständige Schwärzungen oder versteckte Metadaten hinweisen kann. Und klar ist: KI versteht auch den Kontext, sie erkennt also auch indirekte Hinweise auf Personen oder Unternehmen. So entsteht ein smarter und skalierbarer Workflow für alle, die regelmäßig mit sensiblen Daten arbeiten.

Fazit

Der sichere Umgang mit sensiblen Informationen ist heute wichtiger denn je – egal ob in Verwaltung, Justiz oder Wirtschaft. Fälle wie Paul Manafort zeigen deutlich, welche Risiken fehlerhafte Schwärzungen bergen. Mit unserer Lösung bieten wir einen Ansatz, der Datenschutz und Effizienz vereint. Durch technisch korrekte Entfernung vertraulicher Inhalte und Funktionen wie das assistierte Schwärzen durch Textsuche oder KI werden Arbeitsabläufe nicht nur sicherer, sondern auch spürbar schneller.